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Mairie - Salle des fêtes

REGLEMENT INTERNE

POUR

LA LOCATION DE LA SALLE DES FETES.

ARTICLE 1 : La gestion de la Salle des Fêtes de Ste-Livière (pouvant recevoir au maximum 230 personnes) est assurée par l’ACDI pour le compte de la commune sous couvert de son maire délégué.

Pour disposer de celle-ci, il est nécessaire d’en faire la demande par écrit à Mr le Maire, en remplissant 2 exemplaires d’un imprimé délivré par le secrétariat de mairie.

Cette demande doit stipuler :

· Le nom, le siège social de l’entreprise ou de l’association.

· Les nom, prénom et adresse du responsable mandaté et chargé par l’association de l’organisation des activités. (Une pièce d’identité pourra être demandée…)

· L’objet et la nature de la manifestation.

· La date désirée.

· Le moment où elle aura lieu (matinée ou soirée) et l’heure à laquelle elle débutera.

· L’heure à laquelle les organisateurs désirent prendre possession de la salle.

Le fait d’obtenir l’autorisation de disposer de la salle des fêtes un jour fixé fait obligation au demandeur de se soumettre aux clauses ci-dessous énoncées :

ARTICLE 2 : L’usage de la salle est uniquement réservé aux personnes, associations ou groupements ne poursuivant un but ni commercial ni publicitaire.

L’article 2 ne s’adresse pas aux associations reconnues de Sainte-Livière.

ARTICLE 3 : L’usage de la salle a pour conséquence le versement d’une somme forfaitaire fixée comme suit :

FORFAIT A : pour toute personne ou association extérieure aux communes associées.

230 euros avec salle rendue nettoyée, plus frais d’électricité suivant la consommation,

Une caution de 300 euros sera exigée à la signature du contrat et sera rendue a l’intéressé dès que la régularisation des sommes dues aura été effectuée.

· FORFAIT B :pour une utilisation personnelle des habitants des communes associées.

80 euros avec salle rendue nettoyée, plus frais d’électricité

Une caution de 300 euros sera exigée à la signature du contrat et sera rendue à l’intéressé dès que la régularisation des sommes dues aura été effectuée.

· FORFAIT C : Pour les manifestations destinées aux enfants scolarisés du village, ou pour toutes manifestations d’intérêt collectif entrant dans le cadre de l’animation de notre commune et sous réserve que l’utilisation en soit sollicitée par écrit selon les modalités prévues à l’article 1 du présent règlement, l’utilisation de la salle sera entièrement gratuite. Néanmoins, la salle sera rendue nettoyée et un relevé du compteur électrique sera effectué.

· FORFAIT D : Pour les soirées anniversaires ou les boums des jeunes de Ste-Livière, la salle pourra être mise à disposition pour la somme de 35 euros avec dépôt d’une caution de 300 euros ; 

· les parents seront « caution », si le jeune est âgé de moins de dix huit ans…

· En aucun cas la soirée ne devra aller au-delà d’1heure du matin.

* Pour les vins d’honneur, la salle pourra être mise à la disposition des habitants d’Eclaron-Braucourt-Sainte-Livière pour la somme de 35 euros. (frais d’électricité en sus.) Dans ce cas précis, la salle sera louée au maximum à la journée avec dépôt d’une caution de 300 euros.

· FORFAIT E : Les sociétés locales ainsi que les associations d’Eclaron-Braucourt, auront le privilège d’utiliser la salle dans son ensemble gratuitement une fois par an. Néanmoins, la salle sera rendue nettoyée et les frais d’électricité resteront à leur charge pour cette unique manifestation.

Ces mêmes sociétés locales ou associations auront également la jouissance gratuite de la salle des fêtes pour leur assemblée générale annuelle, à condition qu’elles en fassent la demande à Mr le Maire dans les délais prévus à l’article 22 de l’arrêté municipal et si la salle n’est pas retenue par ailleurs pour une location. Dans ce cas, elles devront modifier la date de leurs assemblées générales.

La salle sera rendue nettoyée et l’électricité consommée sera facturée.

Dans tous les cas, une caution sera exigée à la signature du contrat. Elle sera rendue à l’intéressé, après un état des lieux et dès que la régularisation des sommes dues aura été effectuée.

ARTICLE 4 : Ne pas oubliez d’apporter vos produits pour le nettoyage de la salle.

ARTICLE 5 : Dès la prise de possession de la salle, le locataire, en compagnie du responsable de la salle constateront l’état des lieux ainsi que l’inventaire du mobilier et de la vaisselle s’il y a lieu. Ils relèveront les index des différents compteurs électriques avant la manifestation et après la complète évacuation des lieux en remettant les clés au responsable.

IMPERATIF. Les organisateurs devront remettre en place les tables et les chaises telles qu’elles étaient disposées lors de la prise de possession de la salle.

· La fermeture devra s’effectuer en présence du ou des responsables de la manifestation à l’heure convenue.

Lorsque la salle devra être utilisée deux jours consécutifs par des organisateurs successifs, un accord. devra intervenir entre eux afin de donner satisfaction au plus grand nombre d’utilisateurs.

ARTICLE 6 : Les organisateurs ne devront utiliser que les aménagements existants. Les appareils électriques supplémentaires appartenant aux organisateurs ne seront autorisés qu’après accord des responsables de la salle.

Dans le cadre d’une exposition, les tableaux, panneaux, objets sculptés, etc…seront installés sur des tables ou des supports indépendants des structures de la salle et non fixés,ni au sol, ni au plafond.

TOUTE DECORATION DEVRA SE SUFFIRE DES FIXATIONS EXISTANTES.

SONT ABSOLUMENT INTERDITS :

La pose de guirlandes électriques, tentures et autres décorations, pointes, punaises, clous, pitons, adhésifs, etc…

L’utilisation de confettis et de bombes filou…

La projection de corps étrangers contre les murs ou plafonds (bouchon de champagne).

Les organisateurs devront faire respecter dans la salle une discipline suffisamment ferme pour qu’aucune dégradation ne soit causée.

ARTICLE 7 : Sont à la charge des organisateurs :

Le montant du forfait de location (article 3).

La consommation du courant électrique et du forfait GAZ s’il y a lieu.

Les détériorations constatées par l’état des lieux et chiffrées par les services accrédités de la mairie.

Les taxes sur les entrées et les droits d’auteur s’il y a lieu.

ARTICLE 8 : Le responsable de la salle établira un bordereau des charges en deux exemplaires, au plus tard dans les 48 heures qui suivront la manifestation. Un exemplaire sera remis aux organisateurs, le second sera acheminé au secrétariat de la mairie qui, après visa, le transmettra pour régularisation.

ARTICLE 9 : La responsabilité civile incombe aux organisateurs : une photocopie de l’assurance Responsabilité Civile sera demandée au moment de la location.

ARTICLE 10 : La commune disposera de la salle en priorité en fonction de ses besoins.

ARTICLE 11 : Le jour de la manifestation, le stationnement se fera sur le parking de la salle des fêtes afin de ne pas gêner les riverains.

ARTICLE 12 : Le Maire recommande instamment aux usagers de la salle des fêtes d’éviter, lors des manifestations, les démonstrations bruyantes de toutes sortes, en particulier les concerts de klaxons, les cris et le tapage nocturne et, d’une façon générale, tout ce qui serait susceptible de perturber l’ordre public et d’entraîner des nuisances aux habitants de la commune. Le contrevenant se verrait dresser un procès verbal par les autorités compétentes.

ARTICLE 13 : Le mobilier se trouvant à l’intérieur de la salle, ne peut être utilisé à l’extérieur.

ARTICLE 14 : La sonorisation sera limitée à une puissance maximale de 2x100 watts en amplification.

ARTICLE 15 : En cas de dédit intervenant moins de 3 semaines avant la date fixée pour une manifestation, une somme s’élevant à 30% du forfait prévu, restera due par les organisateurs de cette manifestation.

ATTENTION : La salle des fêtes a un contrat particulier avec EDF.

Les factures d’électricité peuvent varier sensiblement suivant la tarification EJP.

Se renseigner au moment de la réservation.

Téléchargement de ce règlement en pdf

 


Date de création : 10/11/2007 @ 18:44
Dernière modification : 20/02/2008 @ 15:57
Catégorie : Mairie


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